RepasoTema 1
¿Qué es la planeación?
Contrario a lo que regularmente se piensa, planificar no es adivinar el futuro, ni saber de antemano las decisiones que tomaremos entonces. Planificar tiene que ver con el impacto que tendrán en el futuro las decisiones de hoy. Necesitamos planear para poder llegar mañana a las metas que nos proponemos hoy.
Burt K. Scanlan
Desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Ernest Dale
Leonard J. Kazmier
Consiste en establecer objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.
Subtema 1.2
Beneficios de la Planeación
• No debemos perder de vista que la planeación trae consigo grandes beneficios, tanto para la organización como para el mismo líder-administrador, cada vez que:
- - Asegura el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos para toda la organización.
- - Impulsa de manera productiva los esfuerzos y el talento de las personas, el tiempo y los recursos económicos durante la consecución de los objetivos.
- - Se aprovechan las oportunidades de mejora identificadas.
- - Introduce un nuevo conjunto de fuerzas decisivas en un negocio.
- - Mide el desempeño.
- - Señala asuntos estratégicos.
- - Ayuda a evitar errores.
- - Evita la improvisación.
Subtema 1.3El fin de un plan puede ser alcanzado en un tiempo largo, medio o corto, y en sí mismo, el plan puede ser complejo o sencillo.
Por tal motivo, la planeación se clasifica en los niveles de estratégico, operacional, de proyectos y de actividades.
Nivel Estratégico
En qué consiste y cuánto tiempo abarca
I-Responde a las preguntas:
¿Cuál debería ser nuestro negocio a tres, cinco o diez años?
¿Cómo capitalizar nuestros recursos en ese tiempo ante pronósticos de cambios políticos, económicos, tecnológicos y sociales.
II.-Aréas responsables de el nivel estretegico
Dirección general
Dirección o gerencia de planeación estratégica
III.-Beneficios
Hace posible adelantarse, producir o prepararse para el cambio
Contribuye a acrecentar las fuerzas y minimizar las debilidades de la organización
I-Responde a las preguntas:
Equivale al plan anual cronológico de cada área de la empresa
Traduce los resultados obtenidos en años anteriores, las necesidades, los problemas y las oportunidades actuales, y lo previsto en la planeación estratégica en objetivos alcanzables en 12 meses o más
II.-Aréas responsables de el nivel operacional
Dirección general
Direcciones
Gerencias
III.-Beneficios
Optimiza el uso efectivo de recursos
Señala los riesgos y las oportunidades
Controla los costos, evitando despilfarros
I-Responde a las preguntas:
Objetivos que están al servicio de la planeación de operaciones, desglosados en proyectos
Dependen de la misma información que se utiliza para la planeación de la operación
Puede abarcar un mes, bimestre, semestre o más
II.-Aréas responsables de el nivel de proyectos
Gerencias
Jefaturas
III.-Beneficios
Relaciona a personas responsables de varios proyectos
Evita traslapes innecesarios de actividades
Hace más accesibles y alcanzables las metas y objetivos de la planeación de la operación
Optimiza el uso efectivo de recursos
Señala los riesgos y las oportunidades
Controla los costos, evitando despilfarros
I-Responde a las preguntas:
Concreta las acciones específicas que forman parte de cada proyecto
Puede requerir descripciones detalladas de tareas diferentes o rutinarias
Se pueden medir en tiempos cortos como segundos o minutos, o más amplios como horas, días, semanas o quincenas
II.-Aréas responsables de el nivel de actividades
Empleados
Operarios
III.-Beneficios
Dirige los esfuerzos a resultados específicos, fáciles de apreciar y obtener
Se incrementa la motivación al obtener cada resultado y al contribuir a alcanzar las grandes metas
Sutema 1.4
Obstáculos de la planeación
Tema 2
Elementos del proceso de interacción
e-leadership plus
• Inicio:
1. Exponer propósito: comunicar qué es lo que quieroobtener de la reunión.
2. Exponer importancia: compartir los beneficios que se obtendrían si se logra el propósito de la reunión.
• Información:
3. Obtener información: conocer qué información tiene la otra persona.
4. Proporcionar información: añadir la informaciónque falta o que la otra persona desconoce.
5. Resumir información: sintetizar la información clave para el análisis de la situación.
• Alternativas
6. Solicitar alternativas: solicitar propuestas de alternativas de solución al problema o alternativas de decisión.
7. Complementar alternativas: desarrollar las propuestas o ideas de la otra persona, estructurarlas, completarlas, darle un valor agregado.
8. Proponer alternativas: proponer/sugerir mis ideas, alternativas o cursos de acción con base en la información que tengo.
• Cierre
9. Concretar acuerdos: habilidad
clave para asegurar los compromisos y establecer cuáles acciones realizar y quiénes y cuándo las van a realizar.
10. Concretar seguimiento:
establecer cómo vamos a verificar que los acuerdos se cumplan.
Primero que nada debes analizar tus objetivos principales y las actividades/situaciones que al manejar inadecuadamente afectan tu logro. Después, estudia a detalle cada área de oportunidad y elige las tácticas para un control exitoso del puesto. En este tema conocerás cada uno de estos elementos de manera específica.
Tema 3
3.1-Control de Puestos
Ya mencionamos que por más que planees cuidadosamente cada una de las actividades necesarias para lograr tu objetivo en tiempo y forma, pueden surgir ciertas situaciones/actividades que te retrasen un poco, de las más comunes que nos pueden “distraen” son:
Distractores
• Tener lleno de papeles el escritorio:
– Utiliza una charola de pendientes.
– Establece un horario de recepción de papeles, salvo urgencias.
– Realiza un respaldo de tus envíos.
– Puedes contestar memos haciendo anotaciones en los mismos.
• Visitantes: recibir de manera inesperada visitas de tu jefe, clientes y/o proveedores.
– Pon límites a la interrupción.
– Si en ese momento no puedes atenderlo, sé asertivo y díselo.
– Aprovecha los tiempos muertos.
• No saber decir que NO: es mucho mejor saber cuándodecir que no, y llegar hasta donde te puedes comprometer, que decir siempre SÍ y llegar sólo hasta donde puedes.
– Aprende a decir cortésmente que no es el momento.
– Define la importancia y la urgencia reales de cada solicitud de apoyo.
– No aceptes pasivamente una fecha límite que no puedas cumplir.
– Reconoce tus debilidades y fortalezas.
• Falta de planificación: utilizar una agenda, para llevar la planeación de cada día te ayudará a evitar confundir lo urgente con lo importante.
– Fíjate un tiempo para preparar y revisar tu agenda.
– Planifica actividades de la semana y dales seguimiento diariamente.
– Al término del día, revisa y/o adecúa el plan del día siguiente.
– Establece el uso de un organizador de correo y agenda.
• Reuniones poco efectivas: tener muchas reuniones o bien reuniones poco efectivas.
– Define objetivo, agenda y moderador.
– Asegura que los participantes sean del nivel adecuado.
– Sigue una metodología.
– Haz participar a los involucrados.
– Conoce la agenda y prepárate.
Utilizar constantemente el teléfono: reserva un horario específico para hacer llamadas. – Utiliza la comunicación escrita lo más que puedas.
– Limita el tiempo de tus llamadas.
– Planea por escrito tema y forma de la llamada.
– Conduce la conversación en forma concreta.
3.2.-Etapas del control del puesto
Control reactivo
• Normalmente tienes un control reactivo cuando:
– Te la pasas resolviendo objetivos urgentes, más no necesariamente importantes.
– Se acumulan los proyectos y pendientes.
– Puedes sentirte aburrido, abrumado, inseguro.
– Comienzas a desconfiar en el desempeño de tus colaboradores.
Control activo
• Normalmente tienes un control activo cuando:
– Se cumplen a tiempo los objetivos y fechas de entrega.
– Te sientes con suficiente confianza para cumplir los objetivos.
– Disminuyen las cosas “urgentes” y existe un poco más de planeación.
Control proactivo
• Normalmente tienes un control proactivo cuando:
– Cumples regularmente tus objetivos con tiempo.
– Inviertes tiempo en planear, evitas hacer trabajos dobles.
– Te enfocas en realizar las cuestiones importantes y no las urgentes.
– Tienes un control equilibrado entre el trabajo y tu vida personal.
Herramientas para la administración del tiempo
El sistema de ABC
• Se considera el primer sistema de su tipo.
• Se clasifican las diferentes actividades en tres niveles:
– Nivel A: son actividades que debes realizar ya.
– Nivel B: son aquellas actividades que no necesariamente debes realizar pronto. Pueden esperar un poco más. Tarde que temprano pueden convertirse en tareas de nivel A.
– Nivel C: son aquéllas que definitivamente no necesitas hacer y que si se quedan sin realizar no te impactan en el logro de tu objetivo. Sin embargo, pudieran convertirse en tareas de nivel B en algún momento.
El sistema de post it
• Utilizas los post it o pequeñas papeletas, y escribes una actividad en cada post it.
• En seguida las acomodas según la prioridad y/oimportancia de cada una.
El sistema de inventarios
• Lo más importante de este sistema es evaluar la productividad relativa de las actividades diarias.
• Genera cambios de conducta que nos pueden ayudar a ahorrar tiempo.
El sistema de rentabilidad
• Utilizando este sistema debes considerar el tiempo como un recurso financiero.
• Puedes darte cuenta de la importancia y sobre todo del valor del tiempo, calculando cuánto ganas/pierdes por hora.
Áreas de oportunidad y tácticas
• Área de oportunidad: se refiere a las posibles deficiencias que podemos tener sobre el cómo manejamos las actividades y situaciones que forman parte de nuestra vida cotidiana en el trabajo.
• Áreas de oportunidad más comunes:
– Asistir a demasiadas reuniones inefectivas.
– Tener el escritorio lleno de papeles.
– Tener muchas interrupciones durante el día.
– Realizar muchas llamadas.
– No saber delegar tareas.
– Trabajar con objetivos “urgentes”.
– Revisar constantemente el correo electrónico.
