Análisis de causas
La necesidad de resolver problemas es tan vieja como la civilización humana. Desde los días más tempranos de la historia hasta el día de hoy, diariamente encaras una serie de situaciones que requieren de una solución.
Los dos motivos principales por los cuales surge la necesidad de resolver un problema son los siguientes:
Cuando, independientemente de tu percepción y de tu observación, algo no está funcionando de acuerdo a un proceso y necesitas identificar qué es.
Una necesidad se puede presentar en muchas formas:
¿Por qué no puedes disminuir el tiempo de reparación del equipo al realizar los servicios de mantenimiento en línea, si el nuevo procedimiento ya está en operación?
¿Por qué se han incrementado en un 15% las quejas de los clientes?
Estas y otras muchas preguntas que normalmente te haces a ti mismo, en ocasiones quedan sin la respuesta correcta, completa y oportuna.
Cuando te haces preguntas que empiezan con un ¿por qué...?, lo que en realidad quieres como respuesta son las causas ¡reales!, de lo que está ocurriendo o ya ocurrió para encontrar la solución a un problema. Esto con la intención de evitar caer en el mismo error, si lo ocurrido es negativo, o para aprovechar los aciertos, si lo ocurrido es positivo.
Proceso de interacción e-leadership plus para el análisis de causas
Dentro de las habilidades de un líder, la toma de decisiones es la habilidad esencial para el desempeño de sus funciones. El líder-administrador efectivo resuelve los problemas que se le van presentando mediante la eficaz toma de decisiones marcando una dirección, estableciendo objetivos y expectativas y asegurando resultados.
El proceso de interacción e-leadership plus es una herramienta que apoya y facilita la solución de problemas con una toma de decisiones acertada; ayuda a obtener información y realizar satisfactoriamente el análisis de causas.
Mediante el uso de esta herramienta podrás:
- Identificar la situación.
- Comprender la importancia del establecimiento de objetivos para tomar una decisión acertada.
- Identificar las alternativas posibles que den solución al problema.
- Obtener un modelo de problema estructurado (cuáles son las causas del problema).
- Obtener un modelo de incertidumbre, es decir, un modelo que permita prever las nuevas situaciones conforme al cambio.
- Establecer un modelo de preferencias. De entre las alternativas que se sometieron a juicio para resolver el problema, se debe llegar a la alternativa que sea más recomendable o acertada.
- Implementar las alternativas elegidas para la toma de decisiones.
Para resolver un problema es necesario:
A continuación te presentamos el proceso de interacción e-leadership plus aplicado para el análisis de las causas.
(INICIO)¿Qué ocurre y por qué causas?
(INFORMACION)¿Qué, dónde, cuándo, impacto, alcance?
(INFORMACION)Conexiones, cambios, comparaciones, tendencias.
(INFORMACION)Causas: probables/ reales.
Proceso de Interacción e-leadership plus aplicado al análisis de causas.
Fase de inicio en la toma de decisiones:
En esta fase se trata de que identifiques el problema y cuáles son sus causas. Lo que debes ver del problema es:
Los síntomas.
Las repercusiones.
Los efectos que impactan a tu organización o a los integrantes de ésta.
Es importante que identifiques el por qué es importante resolver esta situación.
Las causas del problema pueden ser:
Concretos: son todos aquellos datos que proporcionen hechos, resultados, eventos, historia, estadísticas, fuerzas, objetivos, procedimientos, fenómenos físicos, desviaciones visibles, factores de tiempo, productividad, niveles de calidad y desempeño. Todo lo que se pueda medir.
Abstractos: son los sentimientos, las opiniones, los factores humanos, actitudes, niveles de satisfacción, tensiones, frustraciones, conflictos de personalidad, comportamientos, rumores, intuición, reacciones instintivas, bloqueos mentales.
Fase de información de la toma de decisión:
Esta fase puede apoyarse en información concreta como:
Análisis del entorno externo o interno (FODA).
Cuestionarios de inspección.
Entrevistas individuales, de producción, de calidad y financieras.
Muestra de trabajo.
Experimentos técnicos.
Estudios de tiempo o movimiento.
Hojas de control.
Evaluaciones de desempeño.
Encuestas de satisfacción al cliente y de clima laboral.
Para analizar esta información debes establecer parámetros que te permitan procesarla. Estos parámetros son:
Cambios: una vez determinado el problema, debes llevar una bitácora para monitorear la evolución desde que comenzó a presentarse esta irregularidad hasta la actualidad. Requieres comparar la documentación que ayude a definir cómo ha evolucionado la situación inicial o problema.
Comparaciones: debes establecer si se puede dar una situación similar en otras áreas de la organización bajo las mismas condiciones.
Conexiones: debes establecer los efectos colaterales posibles que el problema puede ocasionar. Pregúntate hasta dónde puede llegar el problema, qué más puede afectar, qué otro tipo de incidencias pueden suceder en otras áreas de la organización debido al problema.
Tendencias: basados en el seguimiento del problema y considerando los cambios, las conexiones y comparaciones, se puede visualizar o predecir si el problema es un acontecimiento único o si algo similar puede darse en otras áreas por igualdad de circunstancias. Las tendencias te ayudan a calcular y prevenir incidentes para que no se vuelvan a repetir los problemas.
Te presentamos a continuación el formato del proceso de interacción e-leadership plus aplicado para un análisis de causas.
Opciones para aplicar el proceso
Para aplicar el proceso de interacción e-leadership plus de manera efectiva se proponen las siguientes opciones:
Sigue en orden cada una de las fases (inicio, información, alternativas y cierre).
No necesariamente se tienen que utilizar las diez habilidades al mismo tiempo, ya que todo depende del tipo de reunión o interacción que realices.
Las habilidades que se encuentran en el cuadro al centro se pueden intercalar entre las otras habilidades conforme las necesites.
Obtener información y solicitar alternativas siempre se hacen en forma de pregunta.
Proporcionar y proponer aparecen en letra cursiva para recordarte que no debes excederte en el uso de estas habilidades.
Las primeras dos fases del proceso de interacción e-leadership plus te permitirán identificar claramente el problema, y sobre todo analizar con detenimiento cuáles pueden sus probables causas. Por su parte, las fases “alternativas” y “cierre” te permitirán analizar con mayor profundidad el problema, identificar las causas, pero lo más importante, encontrar y definir una o más posibles soluciones.
Ejemplo
Imagina que eres el supervisor de una planta de manufactura y acabas de realizar una revisión de rutina a la maquinaria. Al recibir el reporte final, detectaste una fuga de aceite en la máquina de operación 50.
¿Cómo puedes identificar claramente la causa de este problema?
Si utilizaras el formato del proceso de interacción e-leadership plus podrías identificar claramente la causa o causas que provocaron el problema.
Revisa el formato del proceso de interacción e-leadership plus ya completado, para que puedas entender cómo utilizarlo para analizar las causas.
